各位同学、各位朋友！大家好！“听君一言，胜读十年。”欢迎大家进入《搜狐职场一言堂》，我是张文强。今天要跟大家分享的内容，大家肯定都会非常的关心，因为PPT是我们在职场当中常用的办公软件之一，不过我想跟我一样，很多朋友对PPT的理解，只是集中在它的操作技巧和一些简单的演示方面，实际上PPT应该算是一个非常重要的载体和平台，另外它也是一个非常有效的职场利器，不过我们在日常使用当中，我们可能把它很多方面的都大大的缩减了。为什么呢？因为我们可能没有经过专业的训练和学习，同时我们可能会接触到一些有关“MOS”、有关办公软件的培训，不过办公软件的培训，只是集中在技巧操作方面，PPT除了操作技巧之外，还有很多内涵，今天的专题就要给大家揭开PPT的使用方论、神秘面纱。今天这个专题将要跟大家揭开PPT使用当中的神秘面纱，我们特别我们也是特别请到了一位PPT的应用专家和培训大师，是我们的马建强老师。我们热烈掌声欢迎马建强老师。 谢谢张老师，各位朋友大家下午好！很高兴来到《搜狐职场一言堂》和朋友们一起研究、探讨关于PPT演示的话题。俗话说“人在江湖，身不由己！” 那么人在职场，总有一些事情我们是要必须面对的。是哪些事情呢？就是我们今天的话题，PPT幻灯片演示。大家现在看到的是我把名片收起来，然后我们展开下面的内容。在我讲课的过程中，经常有很多学员朋友对我怎么样实现这种效果特别感兴趣。因为今天咱们只是一个不到两小时的学习交流活动，也跟张老师商量了一下，我们是这样安排的，请大家用心去听，用眼睛去看，如果你发现我的屏幕上，用到的哪种方式和效果比较感兴趣，把它记下来，在结束的时候，我们做一个收集。之后，我把操作的步骤都一步一步地在电脑上演示，做成视频教程，而后发在网上，大家就可以对着电脑来学了。今天的内容主要还是我们怎么去用好PPT幻灯片，达到我们想要达到的目的。 在幻灯片演示的过程中，或者说用PPT幻灯片做演示，演讲者永远是主角。我现在看到，有些朋友一直在盯着屏幕，这个时候我们其实可以有一个小的手段把屏幕黑下来——黑掉。演示过程中，只要按“B”，就可以把屏幕黑下来。这也是一个小的技巧，这样的话大家的关注点就又回到了主讲人这里。我记得以前在公司里开会的时候，经常是开着开着，领导就发现大家总是在看屏幕，然后领导就说：“小马，赶紧拿个笔记本把镜头挡住。”其实，我们不需要拿东西挡镜头，只要按“B”，就可以把屏幕黑掉，继续讨论就可以了。 下面，我们做个小调查。请问在座的朋友，自己做过幻灯片，或者是虽然没有做过，但是讲过PPT幻灯片的请举手！好！几乎所有的朋友都举手了。即便是没有做过也没有讲过，我相信没有举手的朋友也一定见过PPT幻灯片演示。我想跟大家做一个交流，请一位朋友来谈谈自己的看法，你为什么要用PPT幻灯片演示？PPT对你的工作有什么帮助？有什么样的好处？咱们请一位现场的朋友来发表一下自己的观点和看法，好吗？哪一位朋友请举手？ 　　观众：平时工作中经常会用到PPT，我觉得用PPT的好处就是，首先是从色彩和设计上应该会比较吸引人；还有能把你想说的东西，用图表和数据表示的更清楚，所以平时在工作中我比较喜欢用PPT在做汇报。 马建强：好，谢谢，请坐！请帮我送一本书给这位朋友。我们小结一下，刚才你讲到可以有助于汇报，图表可以更清楚等等。下面，我来总结一下我们PPT的好处。其实，在职场上、在工作中，用PPT幻灯片就两个目的：第一个叫告知；第二个叫说服。使用PPT工具，就是更有效地帮助我们达成告知和说服的目的。 告知就是告诉听众一些信息、一些知识、一些技能。 说服一定是希望下面的观众，还有客户、老板能够接受你的观点和产品，能够有更好的合作和发展，这是它的目的。 为什么PPT幻灯片有强化告知和说服的效果呢？因为PPT幻灯片是一个视觉沟通工具，俗话说“耳听为虚，眼见为实。”大家看到的东西一定会感觉到更真切、更真实、更可信。举一个例子，我们去餐馆点菜，一定是菜谱上带照片的菜被选中的概率要远远高于那些只有菜名的菜，这就是视觉沟通的微妙和效果。

如何更有效地用PPT幻灯片帮助我们达成告知和说服的目的呢？这就是我们下面一起学习和探讨的内容。 PPT幻灯片演示也是一次演讲活动，作为这类活动，有一个最常用的结构是“总分总”。所以我们就先总的预告一下今天的内容，我们现在看到的幻灯片是一个提纲页，所以在幻灯片的使用中，“总”的这一部分有一个提纲页非常重要。 第一部分是想和大家通过一个故事和案例来说明，PPT幻灯片演示不仅是PPT本身，实际上有三个要素（三个层面）的内容。包括“演示内容、演示形式、演示过程”； 第二部分也是通过一个案例来向大家展示，做好PPT幻灯片演示、达到我们想到达到的说服和沟通的目的，我们有三个原则需要遵循：第一、目标与听众原则；第二、逻辑与结构原则；第三、“KISS”原则。 “KISS”原则是什么呢？我们先卖一个小关子，一会儿来给大家展开； 第三部分是单从设计层面来讲，我们要给大家看到的画面要更美观、更赏心悦目。因此，从设计层面讲PPT有四“目”标准：“耳目一新、一目了然、赏心悦目、过目不忘。”怎么去做到它，我也有一些建议供大家参考。 第四部分是在设计制作演示幻灯片时，最忌讳的是“WORD搬家”——把大段的文字放在屏幕上。于是，我们就要想办法用图形化的方式来表现。有一种说法叫“文不如表，表不如图片”。怎么样去图形化呢？我也有五种方法告诉大家。 好，这是一个总的预告，那我们下面就来看第一部分的内容，就是幻灯片演示的三要素。现在看到的是一种表现手法，当我们需要讲第一部分内容的时候就把它突出，把其它的部分弱化。

下面讲一个小故事，我们希望从这个故事来说明，好的、完整的幻灯片演示不仅是PPT本身的事情。 这个故事发生之后，我写了一篇博客叫《意外观摩到一次失败的商务演示》，现在看到的是“搜狐博客”里的截图，大家可以看到有一些照片和一些文字。后面，我文字总结了失败的原因，现在这个画面只是告诉大家有这样一个故事。我们下面就把屏幕黑下来，还记得让屏幕黑掉是哪个键吗？（B键）非常好！那……有些朋友就可能有疑问，如果让它变白按哪个键？有答案吗？（还是B键。）那不还是黑吗？好，那我启发一下。“B”是“Black”的首字母。（W）对，按“W”就变白屏。 好，下面我们就来讲这个故事。应该是去年11月份，我接到一个电话：“马老师，我们有一个‘无线移动发展趋势’的论坛，邀请您参加。”我一听这个主题很好、很有兴趣，就报名了。之后的过程中，有填写回执、打电话确认、短信提醒等等，活动组织非常严谨。12月23日那天，我到现场参会，进入会场的时候，有一个很大的声音从音响传出：“热烈欢迎马建强老师莅临本会！”我听到好感动。后来才发现每个嘉宾入场都有这样一个仪式，他们的组织工作的确不错。然后主持人宣布活动开始，主讲嘉宾是在“无线互联网”很资深的一位人士，为我们来做演讲。演讲者是一位年轻的女士，她的声音很好听，形象也不错。前十分钟感觉还不错，再往下听，就不太明白她到底想要干什么？因为她从“大哥大”说起、再说到“温州的鞋商”、还说到了“阿里巴巴、淘宝”，啰哩啰嗦了很多，快一个小时，才大概明白。她希望现场的嘉宾来买他们的无线搜索排名关键词，而且还告诉现场的观众：“你们可以到外面的VIP室去体验无线搜索。”这一下子走了一大半，剩下没几个人。一直到结束都是那个女孩在喋喋不休的说，全然不顾现场观众。最后我观察，这次推广演示活动，花费很大心思去组织，前期准备非常不错，但是最后成交却不多，所以说没有达到这次商务演示活动的目的，它失败在哪呢？ 我们再回到大屏幕做一个总结，请注意！千万不要把大段的文字放在屏幕上，把总结的要点放在屏幕上即可，用一个背板去突出显示总结的要点： 首先，我们说她演讲的时间过长，特别是这样的商业推广活动，还不是培训，喋喋不休一个人在说，就非常有问题； 第二，是忽视听众的反应，我们看到这张照片，这一位先生直挠头，然后主讲人依然不管不顾地在说； 第三，这一点也很重要，就是在她演说的中途提示现场的观众，可以出去体验，然后她自己还是接着讲，这是大忌，非常有问题。我们再看左半区域，就剩一个观众，主讲人在这里，她还在讲。 第四，幻灯片的问题还有哪些呢？最主要的就是逻辑结构错误，我们说不同的主题和内容，都有不同的结构要求，如果是想要说服客户或者是老板，就要有说服的逻辑结构。说服的逻辑结构，最好是开门见山，直奔主题。让听者很明确，然后想办法去证明我们讲的东西是对的、是好的，这样就可以了。千万不要洋洋洒洒到最后再点题，这是大忌。 最后，当然还有“平铺直叙”、“Word搬家”等等这样的一些毛病。 总结，一次完整的商务演示或者PPT幻灯片演示活动实际上是由三个层面的内容构成（或者说三个要素）。三个要素就是“演示的内容、演示的形式、演示的过程”，这三者完美结合，才会有一个好的、完美的，能够帮助我们达到沟通和说服目的的PPT幻灯片演示。

三要素中内容最重要，它是根本。一部好的电影，一定是剧本决定的。我们看《孔子》这个电影为什么不太成功？实际上是它的剧本不够出色。我们看到的一些优秀的，虽然没有大制作的电影呢，比方说《疯狂的石头》，一定是它的剧本非常精彩。PPT幻灯片演示也是一样，它的脚本是根本，它决定了幻灯片演示最终的质量。其次是演示的形式，最后是演说的过程，就是演讲者在现场和幻灯片的配合。是不是在必要的时候，让大屏幕黑下来，自己回到主角来继续演说。还有声音的跌宕起伏、故事性、生动性等等。 说到PPT幻灯片演示的内容最重要，我再讲一个前些天发生的小故事，来表明内容是多么的重要。大约是两个星期之前，有一个网友打电话给我，他是西安一家大公司新任命的中层经理，他特别着急，说：“马老师，我过两天就要在全体干部面前做一个工作的说明，我已经给领导写了一个报告，但是要怎么给大家讲呢？而且要用PPT，我一点都没有谱，不知道该怎么去做，希望马老师帮着参谋一下。”我看到发过来的WORD汇报，是给上级领导写的。如果直接去给同级的干部讲，就有问题。首先，他的出发点和站位就很容易引起冲突和矛盾。我给他提了一些建议，首先是站位，是“就事说事”而不是“人对人”的一种交流；其次，对工作的安排，因为他的工作性质有一些监管的特性，所以要讲是上级公司的部署，要“事情对事情”地说，才会更有利；同时在报告中应该把这项工作对大家的好处也要格外的突出和强调清楚。之后他又重新写了一个稿子，我帮他做成PPT幻灯片演示稿，感觉非常不错。但是，正式宣讲是在上午，中午我打电话问他怎么样，他说：“马老师，太意外了，你猜怎么着，我把电脑接上，发现投影的接头坏了，所以就没用成这个PPT，我是直接讲的，但效果非常好。”通过这个故事我想说明，内容最重要，是根本。在设计制作PPT之前，写一个好的脚本是第一位的。 好，前面一段讲了第一部分的内容是幻灯片演示的三要素“演示的内容、演示的形式、演示的过程。”其内容最重要，它是帮助我们达成告知和说服的目的的关键。 要达成沟通和说服的目的，从幻灯片演示的角度来讲，我们要遵循三个原则，是哪三个原则呢？ 第一，是目标与听众原则。从我们接到这个任务开始，自己就要牢牢的铭记，最终要取得什么样的效果，是要说服客户？还是要说服老板？还是有其他的目的？要以听众为中心，要考虑听众的感受，要考虑他的角色、年龄、性别、喜好，还有环境的情况。 第二，结构化原则。也是结构和逻辑的原则。内容逻辑合理、演示结构清晰。 第三，“KISS”原则。“KISS” 指“Keep It Simple and Short”这是我转借一句英国的谚语来用的，这个谚语的原文是“Keep It Simple and Stupid”，有点形容“傻瓜”照相机又简单又好用的感觉。做幻灯片的时候，要简单而且简短，这个画面上。