在座的各位朋友，以及搜狐的网友，大家好！今天我在这里和大家分享Excel方面的一些心得，Excel其实已经面世26年了，我们在用的时候有种种困惑，所以，我们今天这一个小时内容，主要从两个方面介绍Excel的魅力。第一个方面，（1）想给大家构建一个完整的Excel画面，平时我们在用Excel做什么；（2）Excel是什么工具；第二个方面，分享Excel的一些小的技巧。 我先问一下，在座的各位，我们在用Excel的时候，有没有想过这个工具是用来干什么，或者说Excel有什么意义，大家想过吗？ 我跟大家介绍下，我认为，Excel主要有五个方面的内容：第一个方面是用来享受工作的。也就是说，Excel实际上，是用来轻松快乐的工具，而不是平常一提起到做表，就会觉得非常痛苦，辛苦，所以，最终把Excel玩的好话，我们觉得可以用来是享受工作的工具。 第二个方面，Excel已经成为一个行业标准了。无论是在全球范围内还是在中国区域，只要有电脑办公人员，或者白领职场人员，其实更多用的Excel，它已俨然成为行业标准，它的竞争对手只有自己！我觉得我们一定要学习它，也要学好它。 第三个方面，Excel是企业管理，它跟过程控制、市场相应、风险控制和流程优化有关系。这个说的有点大，但是我们可以想说，它为什么控制了过程？为什么控制了流程？我简单和大家解释一下，在Excel做表格的时候，有一这个经验，在做表格有很多列，一个一个录入数据，在数据在往里面录入的时候，实际上工作当中的每一个环节，第一列写什么，第二写什么，第三列写什么，怎么写，这个跟工作流程跟标准有关系，当这次我们不会讲得太多，在今天我讲如何玩好我们的Excel。 第四方面，讲利润源泉。怎么说呢，现在在人力成本越来越的前提下，我们的公司对我们的要求是要求越来越提高效率，就是说工作效率要越来越高，否则的话，三个人只做半个人的活，好多人在做的时候没有好的方法，非常像辛苦做了三天的工作，或者一个星期的工作，突然有一个人说，这个工作只需要一、两分钟，对我们来讲，是浪费大量精力做没有意义的功夫工作。所以，我们工作做到高效，对公司来讲，是节约成本的。你可以想像花了三个人的钱，只做了半个人的活，但是花了三个人的钱，却可以办到九个人的效率，这对公司来讲，是一个利润源泉。 最后一个是说给在座各位的，Excel是全球通用的工具。我经常问一个问题，除了Excel，还是什么技能是使我们可以在职场上面通吃的？也就是说，今天我在这里学到了，然后，我到其它的公司也一样可以用，或者是说我在其他的国家也一样可以用。比如说开车，说“开车可以吧，这也算是一个技能”。但是，开车在中国是左边开，在英国是右边开，是不一样的。 再比如，有人是做ERP的，我是做IT的。那这样ERP可能是食品行业的ERP和汽车行业的ERP，或者是和化工的ERP可能是有区别的。但是，Excel这个工具，在任何一家公司、任何一个国家、任何一个岗位，用法都一样。无非是我换了一家公司之后，它的内容变成了另外一个内容，比如说，我在汽车公司写的汽车型号，我在服装公司，写的服装的型号。如果今天在中国工作，明天在美国工作，无非是把中文版变成了英文版，对吗？当然我所学到的这些技能是不会过时的，至少在短时间内是这样子的。

好了，前边讲了这么多，我们来讲Excel设计些东西。我给大家看两个例子，我们来看看到底Excel的魅力在哪里。我们可以怎么把它做得更好。 （PPT） 例题一：这是一个表格，我们经常会看到这一大张一大张的表格里面，写满了密密麻麻的数据，在这样的表格里面，我们会经常做一个动作，这个动作很简单。我问一下在场的各位，如果我今天在把这个表格所有的数据全部选种，大家会怎么做？（观众：Ctrl+A），好，我把要求换了，我说今天我们不能选种这三列，但是，把三列所有有数据的部分选起来，我意思是，不能选到下面的空白单元格，我要把三列所有的数据选起来，也许要贴到另外一个表格去，那这个时候怎么办？我听到有人说用鼠标，好，我们演示一下，我们通常怎么做。（演示）你会发现屏幕闪得很快，但是你不知道镜头在哪。刚开始你在专著在看，但到后边有一点恍惚了。那这个时候，我们就刚好想打瞌睡，但一不小心过了。你只能回去选，你会发现，过得很远了。不知道什么时候能返回去，一个不小心，可能又过了。我们经常做这样的事情，如果是做这样的事情，变成一个事情要做十分钟，如果你是一个非常有人缘的人，会遇到这种情况：你刚好已经把这个事情做完了刚好有个人过来说：“嘿，你在干吗”？你不小心点了鼠标左键，一下子没有了，这个事情你又要重新做一遍。 但其实有朋友跟我说你不要这么傻，你干吗从上往下呢，你干脆从下往上，不就过不了吗？这就是我们在日常工作中遇到非常简单的一个Excel动作，你说他重要吗？重要，因为每天都要做，这个事情可以做十分钟，也可以一秒钟。我说一个简单的方法，把它一秒钟做完。首先，我们先选中这三列，用左手去按住Ctrl+Shift这两个键，然后用右手按住“下”，你会发现，一秒钟就做完了。不管它有多少，因为我知道在座的各位可能用的2007版，2007版可能有104万行，所以，如果有10万行的时候，50万行的时候，我也可以用一秒钟做完，大家看到了吗？Ctrl+Shift+“下”。这是一个简单的技能分享，如果工作当中，每一个小节，能做这么好的话，效率是不是提升很多。 例题二：这是一个汇总表，有这么多行和列。需要我们在这里做汇总，这是很常见的汇总表，在后边，我跟大家讲，这张表可能并不需要我们做。如果遇到这种表格，我们应该怎么办？怎么样把每一个空白的单元格都填满呢？大家要怎么做！大家会说，很简单呀，你把这个单元格写上一个公式，往这边拖就好了。其实这样做没有问题，但是我们现在看这个表格是不是只有四行，那四行的工作很容易得做完，我们做一个假设：今天需要做的汇总行有10万行，那我们再来做同样的工作，我们还会用这样的方法吗？如果用同样的方法，是不是要和老板请假一年来做这个表格？所以，如果是10万行的，我们该怎么做呢？刚才，我们学习了一个快捷键叫“选中所有数据”，大家来看一下，怎么选？ （观众：Ctrl+Shift），然后呢？对，右手同时按“下”，好选中的之后，我们看，用一个快捷键“F5”或者在菜单上找到它，叫“定位”，我们找到“定位”之后，定位到所有的空值，定位所有空值之后，之前不是要求和吗？因为求和符号被我隐藏了，我就用快捷键来求和，是Alt+“等于号”，这时我们再看屏幕的变化，一瞬间所有的都做完了。再重新演示一遍。一次性就做完了，所以，不管表格是多少行，我们都可以在一瞬间完成。所以，Excel比我们想象的聪明，它知道我要求的和，他不会把顺序弄错的。只要我们数据是规范的。

现在要讲Excel是什么，我们经常讲PPT，在对的地方用对的PPT，就像和对的人说对的话，我觉得PPT是一个“准”字；而Excel是什么呢？Excel是一个“快”字，我们只要想把效率提高，我们把事情做得快，就能把Excel学好。 那这个“快”下面其实分三个层次：第一个层次是“把对的事情一次做对”。我们经常听到一种说法叫把事情一次性做对，但是，把事情一次性作对，我个人觉得还要加一个条件，就是“对的事情”。为什么呢？因为我们很多人在用正确的方法做错的事。这也是朱德镛有一本书说：“世界上有一半的人在用正确的方法做错误的事，有一半的人在用错误的方法做正确的事。”好象听起来，没有人在做正确的事。所以，我们在Excel里面，要对的事情做对，也就是说我们要打好基础；第二个层次“牵一发而动全身”，这个是Excel的精髓。我们所有的数据在Excel里边不是一个一个分离的，一条明细的数据会关联到很多的汇总的数据。那这个时候，我们一定要想方设法的让我的一条数据在做变化的时候跟它相应的所有报表汇总数据，一定要同时做变化。 当然，这可能需要一些函数的技巧，这没有管我们可以慢慢学习，至少有一个概念，我要让Excel做到牵一发而动全身，而不是我今天做了一条数据，明天在另外一个地方重复再做一遍。这是一个非常关键的地方；第三个层次是“快捷操作”。快捷键的操作上有的人认为这是一个小伎俩，但是在我看来，我认为非常重要，大家可以想一想，我们认识的作图高手，我们认为的画图做工程的高手，有谁是用鼠标去点击按钮的？从来没有，他们一定是都在键盘上做最快的操作，同样，我们在做Excel操作的时候，每天不停地重复很多的功能的调用，这个时候我们一定要学习用一些快捷的方法去做。 就像刚才学会了Ctrl+Shift，可以在一秒钟做完以前需要花费一分钟做的事情。所以，我们刚才讲Excel是“快”，那么在这三个层次上面，但是，这三个层次是有主次之分，在我看来Excel最主要的特点是把对的事情一次性做对。如果这件事情做得不好，会出很大的麻烦。 例如：（PPT）这是一张明细表，大家看下面是什么内容？下面是工作表1—31，什么意思呢？这张表把每一天的数据做到一张表里边了，这个时候有人问了，“我怎么把这31天的数据全部都放在一个表格里边”？或者如何如何把12个月的数据汇总到一个表里？大家经常问这个问题，在网上论坛也有很多这样问题，到最后，很多高手来写很多复杂的函数，或者写一段程序来完成这个任务，但是我想请问大家一点：为什么要把31天的数据分开写？是为了好看吗？如果我把31天数据都放在一个表里，然后当我要提取其中某一天的时候，我把它筛选出来，再贴给别人。可以吗？可以，这个就是我讲的什么叫“分手容易牵手难”。意思就是好不容易把积木堆高了，却一拳把它打散。Excel也是这样的，我们可以很好每一次把数据放在一个表里边，但我们想要把它分开的时候，我只要用筛选，就可以把它分开了，而且我的所有数据都在一张表格的话，我做分析、排序、筛选、数据透视表等等，都可以很顺利。但是，如果我把它放在不同的工作薄里边，和在一起的时候很麻烦。这就是我们在做Excel的时候特别要注意的一点。 因为我刚才一直在讲，把数据做到一张表里边，但是这个看起来有点细了，再把它拔高一点说，大家有想过吗？辛苦做这么多数据，最后为了什么？在做Excel的时候，我们的工作意义到底在哪里？其实是为了一个分类汇总的结果。举例说明下：比如我们打电话，在去申请我们卡号的时候，如果需要实名，我们需要身份证，所以，运营商会记录我的姓名、性别、身份证号，还有我用的是什么号段。这个数据，会作为配置参数放到他们系统的后台去，然后，我在每次打完电话，每个月到营业厅去可以打一份花费详单。详单很长，包括我的呼入、呼出等等那它有没有像我们刚刚看到的，有原始数据？它没有分析、筛选，只是一条一条的明细，但是，单单地看明细，我们能做出决策吗？能知道我们这个月花费是怎样的组成结构？那我们就还要看一个东西，是账单，你这个月市花多少钱、长花多少钱、彩信多少钱等。 我刚才讲的这个些，在系统里边，会变成配置参数，我们的数据明细和我们的汇总表，在Excel的里边，其实是一样的，这就引发了我的一个思考：为什么微软在新建一个Excel工作薄的时候会有三个Sheet？而为什么不是一个、两个、四个？我就很大胆做一个设想，当然，没有经过官方的认证。是不是Excel里边也会有配置参数、原始数据、和分类汇总结果？