我们每天的工作最后为了什么？不管我们记录了什么数据，最后都会变成会议室的一张报表，都会变成一个分类汇总报表。 （PPT）我们再来看一下，这是一张报表，这个表里面，是一个销售的明细数据。第一个表叫参数表，参数表会放一些固定的参数在里面，比如说我用的物流公司有10家，就把这10家的名字放在里面。再比如说我的传统市场的名称有几个，我就把这个放里面，它只是我用来做一些引用的；第二个表叫操作表（又要原数据表），它就是我们的数据基础，也就是说，我有一条数据就记录一条数据，但是记录的方式多种多样，我可以用手工输入的，可以用数据有效性做下拉菜单选择，也可以写一个函数自动做匹配的。第三张表叫汇总表，也就是说，不管我的明细数据做的怎样，最后都要把它变成汇总结果，体现数据背后的含义和价值。 说到这里，我们再看一个例题（PPT） 这是一张“办公用品领用统计表”这么一张表格，不应该用手工做的，有点像花费详单的东西，这样的一张明细表，在某一天，某一个部门，你用什么样的用品，用了几个，它的单位是什么？这是一个原数表，这样的表格录入不是用输入的方式，而是下拉菜单的方式，这叫数据有效性。我们如果用这样的功能，就能用下拉菜单的方式做录入，它能最大程度地保证我们的录入数据是准确，那数据有效性引用的数据从哪里来？就是从我们的参数表来。所以，在背后我们有一个参数表，在座有IT的同事，就会知道了，这其实和我们系统的配置参数是一样的。讲到这，大家会不会脑子里浮现一个画面，觉得原来Excel跟系统没有太大区别。我们就是三个部分的数据，这是不是就打破了原来学习Excel就要学习各式各样的表格？其实不用的。 最后，当我把这一张表格做完之后，大家看，“牵一发而动全身”的概念是这样的：当我选中三月份的时候，它会做三月份的汇总，当我选种六月份的时候，他的汇总数会跟着变化，这不需要我们手工再去做，这就是Excel的精髓。然后，结果都是自动生成的。 现在，我们做一个假设，我的原数据跟基数汇总表是如何互动的呢？（PPT） 大家看这张表格，三月份的核算处A4纸用了2个，那我们到原数据里做一些修改，比如说三月份的A4纸用了5个，那大家会发现，当原数据发生变化的时候，汇总也会发生变化，A4纸变成了7个。当然，这个可能，现在没有函数基础的朋友看起来，觉得稍微深一点，在想是怎么实现的。但是没有关系，只要我们做好这张表，我们能得到我们想要的所有结果。 所以，这样来说的话，我认为“三表如系统”。明白了为什么默认的Excel会有三张表，也按照这个格式去设计自己的表格，我们知道一张原数据表、基础表非常重要，那其它跟他相关的自动生成的话，那我们就能把自己的Excel玩得跟系统一样。会做得很轻松。应就是说，Excel本身就是一个数据处理的小系统。

“化繁为简才是最高的境界”。为什么要这样讲呢？在Excel里面，一定不要追求复杂，我们看到很多朋友，他说：我是不是一定要写一个组合函数，或者一定要用数组函数？或者遇到小问题，就想要不要编一个程？其实没有必要的，我们通常的工作，只需要做最基本的工作，然后就可以变化出很多的东西来。所以，基础表是最关键的表格，我把它说成“天下第一表”。意思就是：全天下就一张表。可能听起来觉得很悬，问一下在座的各位，你们仔细想想，你们工作中的所有系统，不管是用到ERP或者是CRM、WMS，不管它是什么系统，我们从系统导出的原始数据，是不是都是这样子的？它不会有很奇怪的格式，它只有一个标题行，下面究竟密密麻麻的分类清晰的明细的数据，我们从任何一个系统导出的一个明细数据，他都是这样的。 所以，我们的Excel也可以这样，所以“天下只有一张表”。我们不用再去揣摩，我做人事工作、财务工作、市场、销售、物流，我需要设计很多千奇百怪的表，其实没有必要的。（PPT） 我们看看这下面这几张表格到底符合我们“天下第一表”的格式吗？ 第一张，这是一张“现金流量表”，上面记录了在某一天什么样子的凭证号，多少金额，它属于什么类别。这是财务上的表格；第二张表，这是行政上的“办公用品领用表”，这张表也是上面有一个标题行，下面密密麻麻分类清楚写好了每一条的明细数据；再看一张，这是“人事表”，记录公司每个员工的具体信息，也是上边一个标题行，下边记录他是谁、在什么部门、什么性别、工号是多少、出生年月等；销售的表同样也是这样，“工资表”也是这样，还有“企业信息明细表”、“库存表”同样还是这种样式。所以，我希望通过今天的沟通，大家就真的明白“天下只有一张表”的概念，不是什么很悬的东西，而是基于Excel这个工具的特色，我们要做的把这些数据分类清晰，一条一条完整记录Excel下面。接下来，我们可以做很多分析的工作，也可以很快地得到我们想要的结果。 那Excel不应该做什么事情呢？ 以后，我们觉得以下表格是Excel该做的：出差申请表、培训申请表、面试表，还有各式各样的汇总表。如果是用Excel来做这些工作的话，那真是大材小用了。我们可以用CAD，也可以用Windows自带的画板来画。所以，Excel一定不是来做这些工作的，它是来做数据分析和管理的。

那我们说做原始数据表，有没有什么心得或者方法呢？ “天线第一表”是有设计方法的，我们要设计这么一张表，是有很多的思维方式的，会有一个步骤。第一步：顾全局去做背景确认。第二步：做明确需求。第三步：字段设定，包括流程解析和表格装饰。所以，他整个是一套的流程。 我们刚才看的表格很简单。但在制作的过程我们，我们必须知道方法和完整的流程。 谈到这里，我想说，我们不应该做的事情还有很多我把它归纳成“十宗罪”，在这里举一两个例子，来看一下“十宗罪”里面哪些是我们不应该作错的。否则的话，我们用100招都很难弥补。 （PPT） 我们先拿这个表格做一个演示，大家来看，我们在做明细数据的时候，可能会这样做。我们把认为相同的部分合并起来，但其实我认为在Excel提供的“合并及居中”这个按钮只是对刚才所说乐观面试表、招聘表有用。在基础数据里面，我们任何一个系统导下来的基数数据都不会有这个的合并单元格。如果我们把原始数据做成这样的话，大家肯定会发现一个问题，当我要筛选年假有多少的时候，这样的天数其实是好几十，但是，如果来筛选年假，想知道年假多少的时候，我只能得出一条数据，为什么？因为当我们合并之后，实际上只有一个单元格有内容，其余的都是空白。所以，党我筛选的时候，只能出现一条的记录，对我们做筛选会有影响，也包括后边的汇总，会有影响。所以，“合并单元格”是万恶之源，我们一定不能做这样的表格。这是“十宗罪”中的一宗罪。 但是，大家要问，如果我现在的表格已经是这样的话，怎么办？我来教大家一个办法修正过来。首先，我们已经全选这个数了，选中之后，现在，我们来拆分我们的合并单元格。现在我们再用F5来定位所有的空值，选中它。这时候怎么做批量的录入呢？这里可能会涉及一个小的公式，我们看下，从逻辑上来看，这部分应该等于上面的值，下面的部分也应等于上面单元格的值，这样子，我才能让它往下填充，而又不会影响到其它单元格。 所以，总而言之，我的空白应该等于他上面的单元格。大家可能看不见，我这上边写的是B3，所以我会写他等于B2，写完B2之后，但是有这么多的空白，我现在都选中的，如何一次性的录入呢？这里又涉及一个技巧了，平时我们录入是按“回车键”，但是Ctrl这个键是有复制功能的，那“Ctrl+回车”是什么呢？就是批量录入。当我们选中了很多数据区域的时候，我们用“Ctrl+Enter”就可以批量录入了。大家注意，这个时候有很神奇的事情发生，它会自动填满到下面的单元格区。而且它没有错位，年假的下面填的都是年假，病假的下面填的都是病假。所以，这张表格我把它修复了。所以，我们不要合并单元格。 好，我们再来说“十宗罪”的的第二罪，是不要做“合计行”，它是非常影响表格的，为什么？因为通过中间的这些合计行，我们认为把表格分成的数据区域一、数据区域二和数据区域三。分成这三部分，至少我们会遇到这个麻烦，就是做排序的时候会出现问题，因为中间会有空白。那我们在做筛选的时候，也同样会面临一些问题。实际上，它会造成最大的麻烦是，如果今天我发现有两条明细数据写漏掉了，比如说7月份的，我想加多原始表里面，我们就该在中间插入两行，再把数据填写进去。如果今天我的合作伙伴有30个，我收到的数据是从30个合作伙伴手里发过来，所以这样的合计行有非常多。然后，他们每一个人犯一个错的话，我在这里面要做多少次调整。所以很麻烦，那该怎么办呢？这样的表格，其实也是不用我们做的。我们把合计行全部删掉，因为将来我们有办法自动来做合计，我们只需要这样。大家看，是又恢复到了原始数据标的概念。那这个时候，一旦面临有数据调整的时候，我只需要在表格的下面不断地往下面做累计和添加就可以了。做完之后再排序，他就可以7月、8月、9月放在一起了。所以，这样的合计行也是一宗罪。