谭一平：第五，我们作为一个职业秘书来讲，应该养成这么一种习惯，就是在与对方沟通的时候，一定要学习忍住自己说话的嗜好，让对方把话先说完，先听对方怎么说。听对方说完了以后，再来表达自己的意向。这个职业习惯，说起来容易，做起来比较难。当往往听到对方说到一半的时候，或者不同意对方的意见，或者自己有新的想法的时候，就容易打断对方的话。 打断对方的话，有两个坏处。第一个，是对对方的不尊重。对方说的正在兴头上，你去打断对方的话，不认真去听人家的讲话，对方感觉不受到尊重。第二个，你打断对方的话，就等于说你还没有完全了解对方的意见。你没了解对方的意见之前，发表自己的意见，你的意见有可能也是无的放矢，就不一定是正确的。所以，作为一个职业秘书来讲，在经常与人沟通的时候，一定要学会让人家慢慢地把话讲完。 我们这里看一个案例，比如说小寻是北京某公司的总经理办公室的秘书，尽管他到公司才一年多，但是由于他的勤奋，由于他的聪明，由于他跟各方面的关系处理得不错，所以，总经理办公室主任就跟他讲，小寻，你好好干，别三心二意，别老是想跳槽。再过半年，我们办公室的副主任的某某某要回家生小孩了，这个位置就是你的了。 当时这个小寻一听很高兴，自己才一年多，这个副主任的位置就是自己的。他觉得跟办公室其他人比起来，自己当这个办公室副主任也是当之无愧的。所以，他就很努力，很高兴。有一天，主任找他谈话，他说最近公司机构人事要进行一个大调整，办公室副主任由某某来担任。这一听，小寻的心气炸了，你一开始不说这个位置是我的吗，怎么交给人家了。但是他不能把这个怒吼发出来，他觉得自己要表现出一点风度。于是他说主任，我现在找了一份新的工作，某某某某上市公司叫我到他们那里去上班。 他自己编了一个这样的故事，因为他要表现出自己的一种大度，对这个不在乎。当时主任一听，真的吗？你决定了吗？真的，我决定下个礼拜就到那边上班去。这时候主任碳了一口气说，既然你决定了，我要尊重你的意思。本来这次老板调整人员、调整机构，就是想让你到市场部去当个副经理，因为市场部的经理到明年就要退休了，他想要市场部的经理带你半年。这一听，小寻傻了，为什么不听人家讲完，自己就先来做出这个馊主意，所以他吃亏就吃在没有听人家把话讲完，结果造成了一个不可挽回的损失。

所以作为一个职业秘书来讲，你在交流的过程中，一定要学会听人家讲完，一定要克制自己强烈表达的愿望。你可以表达，但是你一定要等人家把话说完。如果你不让人家把话说完，一个人家不高兴，另外一个，你就不可能完全了解对方的意思。所以说，我们作为一个职业秘书来讲，一定要把听作为一个学问来对待。 听是有技巧的，一定要让对方把话说完，即使你有问题，你也先把你要提的问题记在纸上或者本子上，等对方说完以后，再提出来。而且不要等对方一说完，你就叽里呱啦像一挺机关枪一样，把你所有的问题提出来。等对方说完以后，等对方心平气静了以后，你再慢慢地一个一个地把自己的问题说完，再提出来，跟对方探讨。 另外一个，对方在说的时候，你不要插话，不要提问，但是你要简单地给对方附和一下子。比如对方说到某某问题的时候，你说是的，或者我了解，或者我明白，给对方一个附和，让对方觉得你是在认真地听他的。所以作为一个职业秘书来讲，就要养成听对方把话说完的习惯。这个说起来简单，但是我想做起来不是那么容易。因此，大家在这方面一定要留意。 第六个，不耻下问。 我刚才讲了，秘书是一个伟大的常识家，天上的事要懂一半，地下的事要全部懂。300年前的，你要能够说出一个甲乙丙丁来，后五百年的事儿，你要能说出个ABCD来。秘书这么多知识、这么多常识从哪儿而来，当然平时的积累，平时的学习分不开。同样，也要向同事、朋友刻苦学习，不耻下问。因为一个人学得再多，看得再多，你学习的东西毕竟有限。 所以说，我们每一个秘书来讲，要养成一种不耻下问的职业习惯，就是说你只要遇到不懂的问题，不管对方是什么人，对方的职务是什么，都应该虚心地向人家请教。比如说孔子说，敏而好学，不耻下问。似乎大家都知道，但是真正能做到的人并不是很多。比如说我们在小学的时候，我们不懂，老师啊，天上的飞机为什么能够飞？为什么天上的星星晚上出来？我们一旦遇到不懂的问题，在我们小时候，我们能够大胆的问，毫无顾忌的问。 但是到了我们成年以后，到了我们进入职场参加工作以后，我们就不会问了。因为我再问为什么今天晚上没有星星，为什么太阳被月亮遮住了，像这些东西我们再也不会问。尽管我不知道，我认为算了，我也不会问，因为我一问，就会让别人感觉这个人太幼稚，这种问题都不懂，我们的面子挂不住。所以，随着我们年龄的增长，我们向人家请教，向人家问问题的次数反而作降低。 所以，比如说到了成年，比如说20岁、30岁，我们基本上就不会去问人家的问题了。克隆什么意思，我宁可到百度上查一下，我也不会去问同事。月食什么意思，日全食是什么意思，我不再会去问同事，我们可能会到网上去找，查不着就算了，我也没有这种兴趣去查了。所以随着我们年龄的增长，我们向人家请教的次数就会越来越小，最后可能就一次都没有了。但是作为秘书来讲，你要具备丰富的常识，那你就必须得问。所以说，我们作为一个秘书来讲，必须得有不耻下问的态度。 这里我给大家讲一个案例，这天秘书陪老板开车到郊区的一个工厂去视察，路上要走一个多小时。秘书在开车的时候，老板就觉得闲得无聊，于是他就说，昨天跟朋友打桥牌，打了一个什么七五将，得了个最高分，讲的兴致勃勃的。老板在讲他打桥牌的辉煌战果的时候，这个秘书就嗯嗯啊啊，表示附和，意思就是能够理解。老板兴致很高，讲到最后他问，小李啊，你打桥牌最高的战绩是多少？他傻了，因为小李根本不会打桥牌，不知道五将是什么意思，更不知道七五将是什么意思。傻了，他只好老老实实的说，老板我不会打桥牌。 你看看，刚才老板跟他兴致勃勃地讲了一路，以为你会打桥牌，结果你不会打桥牌。所以，老板一肚子郁闷，坐在后面再也不说话了。遇到这种情况怎么办呢？比如说老板挑起一个话题，或者客户挑起一个话题，你不懂，这个时候怎么办呢？不懂装懂肯定不行，肯定会穿帮。这个时候如果你主动地问，比如说老板七五将是什么意思，五将是什么意思。你主动地问老板，表面上看到显示你的无知，其实老板这个时候能够完全理解的。一个人的知识都是有限的，所以当他遇到你问他的时候，他可能这一阵子反而会觉得你问得好，我真想好为人师，我就跟你讲五将是 概念，七五将是什么概念。 所以，他这个时候好为人师的本性可能就出来了。所以，当你不耻下问的时候，他正好讲讲五将是这么打，是这么叫，是那么叫，等于给你上了一堂什么叫打桥牌的知识课。这样一来，你不仅知道了打桥牌的一些基本知识，更重要的是你与你老板的沟通更加融洽、更加和谐了。 所以说，作为一个职业秘书来讲，不要怕丢面子，不懂就不懂，大胆地，主动地问对方。对方可能不会觉得你幼稚，反而觉得你这个人好学。他教你这种东西的时候，有一种心里上的满足感，我就是你的老师。所以说，我们作为一个职业秘书来讲，遇到你不懂的问题就问

　　看一下这样的例子，小英是北京某公司的总经理的秘书，这天下午11点钟左右，总经理正在跟客户激烈地讨价还价，这时候，一个进出口经理进来跟秘书说，小英，等一下老板谈完以后，你跟老板说一下，我们有一个客户原定是明天下午三点钟跟老板见面，现在他家里有急事要回外地，他父亲病了。所以他想把明天跟老板的谈判挪到今天下午，行不行，你去跟老板商量一下，最好争取在今天下午见老板。这个秘书一看老板的工作日程，今天下午要见某某某，三点钟见某某某，四点钟见某某某，五点钟开会，排得满满的。如果要把人家的见面提前到今天，那么有有一连串的问题产生，这个可能没时间，那个可能怎么样。所以她也不好说，尽管她知道老板的日程安排，但是她也没办法来做这个决策。所以，他当时就说，好，我知道了，你这件事儿回头我跟老板汇报一下，看老板什么意思，以后再把老板的意思转给你。经理就回去了，等一下就回自己的办公室了。老板12点钟跟客户谈完以后，已经很累了。所以秘书就进去跟他汇报工作，说刚才某某经理来了一下，想把原定明天的客户挪到今天来谈，看行不行。 因为当时老板已经很累了，脑子是一团糟，他想不出来了。所以他就反问，小英，你看我这个日程怎么安排？她傻了，她也不知道怎么安排，因为她根本没去想这个事儿。所以，那个老板就对她很失望。如果小英在汇报之前，自己拿出一个方案，比如说改或者不改，或者是怎么样，自己先拿出一个方案，当你把这个问题汇报给老板的时候，你自己先拿出一个方案，谈有些什么优势，不谈有些什么优势，所以最好是今天下午谈，或者最好今天下午不谈。如果你有这么一个方案的话，即使老板不采纳你这个方案，他也至少觉得有了你这个方案，他有了一个思考问题的基础，他会做出自己的判断。 所以说，作为一个职业秘书来讲，一定要养成一个请示问题之前，自己拿方案的习惯。就是说你自己拿出了方案以后，如果你把这个问题去请示人家，请示老板的时候，老板可能自己就做出了一个决策，我今天下午三点钟见，为什么，你就对照老板的决策，看看自己的方案的差距在哪里，不足之处在哪里。这样，你就慢慢地能够像老板一样思考问题，对照老板做出来的决策，你发现自己的决策哪些地方不对，哪些地方不足。 这是老板不问你的时候，如果老板问你，你就把你的方案拿出来，我觉得今天下午三点钟见面可以，因为我们可以把某某某挪到某某时候，把某某某改到某天某天。那么即使老板不采纳你的方案，他从他的角度不采纳你的方案，但是你的方案给他提供了一个思考问题的基础。那么，他就更容易做出一种决策来。所以，即使他没有采纳你的方案，他也会觉得你这个人是工作积极的，主动的。 所以说，作为一个职业秘书，能够提前拿一个方案，一个是可以提高自己的水平，看到自己的不足。另外一个方面，你可以给老板提供一个决策的依据，而不是当自己遇到困难，遇到问题的时候，当一个甩手掌柜。甩手掌柜是好当，但是你的水平提不高，你的能力提不高，老板也不会重用你。所以说作为一个职业秘书来讲，一定要养成一个请示之间做方案的习惯。 第八、日事日清，也就是说当天的事，当天做完。 因为秘书工作来讲，他闲的时候很闲，忙的时候很忙，而且老板自己工作很忙，所以他很多事不一定来交代，事事来交代你。所以对于秘书来讲，很多时间看上去很清闲，正因为清闲的时间很多，所以很多秘书就容易养成一种拖延的习惯。比如老板说赶紧把这个文件起草好，明天上午交稿。一天明天上午没什么事，明天上午再写吧，今天下午上上网，看看八卦新闻。但是如果你一旦养成一种习惯，秘书的突发性的事情很多。你看明天上午没什么事儿，明天上午可以来写稿，但是可能明天一上班，老板会交代你一个新的任务，就是突发性事件很多。 所以，作为秘书来讲，一定要养成每天的事每天结的习惯。这样你的工作就会有主动，就会游刃有余。如果你老是拖，拖到最后不得不交稿的时候，不得不完成的时候，你就会敷衍了事，你就不会注意质量，你就会萝卜多了不洗泥，就会敷衍了事。这个时候，老板对你的工作态度，对你的工作水平就会提出疑问，甚至对你不满。 所以说作为一个职业秘书来讲，不要认为自己现在时间比较空闲，明天比较空闲，就养成一种拖延的习惯。这个对秘书来讲，是一个慢性的自杀。好的，这一讲我们就讲完了。