谭一平：好，我们现在开始来讲课，如何成为一个优秀的秘书，本讲座共分为九个部分，第一个部分秘书职业化的前提，第二部分秘书的职业素质，第三部分秘书的职业态度，第四部分秘书的职业道德，第五部分秘书的职业技能，第六部分秘书的职业知识，第七部分秘书的职业习惯，第八部分秘书的职业形象，第九部分秘书的职业规划。 在我讲课之前我想先解释一下什么叫职业化，职业化简单地讲就是标准化，也就是说不管你是在党政机关工作，还是在企业工作，不管是你在世界五百强工作还是在民营企业工作，你接电话的第一句话应该是您好，你给客人泡茶的水温应该是70度，水量80%左右。也就是说不管你在哪个部门工作，给谁当秘书都应该是统一的标准来要求自己。如果你能够做到职业化，那么你就能够满足各行各业的需求。相反如果你做不到职业化，做不到标准化，哪怕你长得再漂亮，或者你英语再好，也不可能做好秘书工作。好，这就是我稍微解释一下什么叫职业化。 现在我们来讲第一部分，秘书职业化的前提，秘书因为它是一种特殊的职业，就是为领导人服务的职业，所以说秘书要做好本职工作，秘书要进行职业化，前提就是要取得领导人的信赖。 那么秘书如何做到职业化呢？第一脚踏实地胸怀全局，我们来先看这么一个案例，小玲是北京某公司的总裁办秘书，由于机械加工行业竞争越来越激烈，利润率越来越薄，所以公司准备上一个纳米项目，这天公司召开临时董事会，公司中层以上的干部，包括董事们一起来讨论上一个纳米材料项目的问题。由于公司的主要领导特别是董事们过去只懂机械加工行业的技术，所以对纳米材料、纳米项目不甚了解，所以不管技术总监用什么正电子负电子来解释，但是董事们都还是听的莫名其妙云里雾里，眼看临时董事限于僵局，这个项目没办法通过的时候，老总开始有点着急了，看到老总有点着急，坐在老总身后做会议记录的小玲就悄悄的对老总说，老总我来解释一下什么叫纳米和纳米项目好吗？老总一听行，赶紧让小玲来解释，小玲就用非常通俗的语言解释了什么叫纳米，什么叫纳米项目，通过小玲的讲解这些公司的领导和董事们就基本上了解，纳米是个什么东西，公司上纳米项目有什么意义，基本上了解了。好，上纳米项目的这个决议就基本上通过了。一通过以后，当时公司总裁就非常高兴，宣布让小玲做这个项目的总协调人。 通过这个会议，公司的董事们对小玲刮目相看，但对小玲来讲，这个事实际是已经水到渠成的事，为什么呢？就是在一个月之前小玲是学英语的，对什么是纳米，什么是纳米材料也不太了解，有一天上午公司老总就叫她去到四楼的研发部到技术总监哪里去取一个文件，小玲来到四楼以后技术总监给了他一份文件，她一看是一份纳米项目可行性研究报告，于是她像平时一样习惯地把这个报告从头看到尾，看完了以后她就知道我们公司准备要上纳米项目，进行产业转移。于是从那个时候起，她平时就注意收集纳米项目的资料，另外她在平时跟研发部的人打交道的时候，就注意跟研发部的那些具体研究的工程师们套词，什么是纳米、纳米有什么项目，她慢慢地去向人家请教，公司的负责纳米项目的工程师们一看到是总裁办的秘书向自己请教，也就是毫无保留地告诉她纳米有什么项目，纳米有什么意义，慢慢地就告诉她。所以她在那个时候起就开始注意收集纳米项目的知识，并同时跟这个研究纳米项目的工程师们保持良好的和谐的人际关系，这样当总裁宣布让小玲来做这个项目的协调人的时候，小玲本身就对这个项目就已经有非常的了解，也就说她已经非常胸有成竹了。

所以这个就是秘书首先要胸怀全局和脚踏实地的问题。首先作为秘书来讲，要脚踏实地，脚踏实地是做什么呢？就是说你要把你的工作，领导交给你的工作比如说是给客人泡个茶，接个电话，这种日常的杂务能够做得很或，小玲是北京外国语大学的硕士研究生毕业，她一年前来到公司的时候，她也有点想不通，你看我都是一个硕士研究生，我到你这里来也就是打杂，接个电话，泡个茶，一开始她想不通，后来她通过日常工作磨炼她知道，如果作为一个秘书来讲你不脚踏实地干好日常的工作，那么不管你学历再高，你长得再漂亮，领导人不会把更重要的问题交给你，所以她从那个时候起就开始脚踏实地地打杂，不管是泡茶也罢，接个电话也罢，送个文件也罢，取个纸条也罢，她认认真真地做好，她只有做好这些日常的工作，才能够取得领导的信赖，这是一个方面。 但是她在打杂的时候她又不仅仅只局限于打杂，她通过接电话，通过送文件这种日常的工作，注意收集相关的信息，能够对公司得用人情况有个基本的了解。所以当领导让她来负责这个纳米项目的时候，她一个收集了相关的信息。第二个她建立了和谐的人际关系，所以说她来做这个项目已经是水到渠成的事。 现在我们很多秘书学历高，人长得漂亮，但是她们不安心于工作，总觉得自己的工作就是打杂，就是个初中生能够做的事，所以她们对自己的日常工作敷衍了事、得过且过，应付了事，这样由于她们不能够脚踏实地，所以她们也不可能取得领导的信赖。另外一个她们有一些秘书来讲，总是觉得我是给老板做参谋的，我是给领导来做助手的。但是她们又不注意收集相关的信息，建立相关的人际关系，所以真正领导让她来当参谋的时候，当助理的时候她也无可奈何。 所以说秘书要职业化，首先要取得领导的信赖，取得领导信赖的前提条件第一个就是要脚踏实地，让老板看到你是在扎扎实实地干工作。第二个要胸怀全局，能够了解公司基本的用人状态，能够了解老板的工作的重点，这样老板才会把他的工作交给你，所以这个是第一点。 第二个一定要与老板形成默契，不能够你是想你的，他想他的。我们先来看这样一个案例，小李是北京某公司的总裁办秘书，这天上午她去给老板送材料的时候，老板正在打电话，马上去把王经理叫来。好，这个小李马上打个电话把那个销售部的王经理叫来，当王经理叫来的时候，她的老板就问你来干什么，问那个经理，他说不是你叫我来的吗，我什么时候叫你了，把小李叫过去问，原来她的老板是南方人，南方人是王黄不分，结果她把黄经理听成王经理，结果就叫错了人。这个秘书不幸被老板剋了顿，也被那个王经理剋了一顿，把王经理也得罪了。 还有一次，这天小李到老总办公室给老总送材料的时候，老总正在看文件头也没抬，把那份文件给我找来，哪份文件给他找来，小李莫名其妙，你不知道哪份文件，这个老板就有点诧异，觉得她应该知道是我需要哪份文件，结果她又没找来。好，这就说明秘书跟老板之间不合拍，工作之间没有一点默契。那么为什么没有这么一种默契呢？就是说小李对自己的老板不太了解，不太了解他的工作习惯和口音，这就是秘书职业化过程中的一个最大的致命弱点，作为秘书你必须要了解你的老板，就像一个推销员一样必须去了解自己的客户一样。 那么作为秘书应该了解老板的哪些问题呢？第一个应该了解老板的工作范围、职责范围、权限，这是第一个方面。第二个方面应该了解老板的价值观、老板的工作习惯、老板的工作方法。第三个还要了解老板的一些私人方面的问题，比如说个人社交关系，家庭情况等等。你只有了解了你的老板，知道你们老板工作的重点在哪，他正在想一些什么问题，那么你的工作才会有提前量，你的工作才会主动，你工作主动了，你的工作有提前量的，那么你的老板才会信赖你，这样秘书工作就不再是一件苦差事。当然秘书要了解老板不是一件很容易的事，为什么呢？老板一般年纪偏大，而且是男性，他的社会经历、社会阅历远远比你高，而且他工作很忙，他没有兴趣来跟秘书来做交流。说我现在工作的重点是什么，我现在下一步打算做什么，一般来讲老板不会跟秘书来汇报自己的工作。所以秘书要了解自己的老板，要了解自己的主管，主要是靠自己去观察、自己去琢磨，比如说老板跟谁打电话打多长时间，老板习惯性把哪些文件放在前面批阅等等等等。通过自己慢慢地用心的去琢磨，知道老板现在在做什么，老板下一部分在做什么，只有这样慢慢地双方才能够形成一种默契。

　　第三，秘书一切要以主管为中心，就是说你说职业化的前提一定要以主管为前提，现在我们做来看这样一个例子。小施是北京日化某化工厂的总裁办秘书，她的主管主要是负责研发的那个老总张总，这个张总因为是搞技术出身，不仅是个工作狂，而且性格非常霸道。就是说他说一不二，比如说他要小施做工作的时候，复印一份，打印一份，从来没有一个请字，从来没有一个说劳驾这几个字非常客气。这就是这种搞研发的老板的性格，在一般人看来比较古怪。所以小施是非常不喜欢，她在接待工作以后，她老是在想我你是的秘书又不是你的丫鬟，你怎么老这个态度对待我。所以长期以来也就在心理对自己的老板有一种抵触情绪。这天老板路过她桌子的前面的时候，把一份文件往她桌子上一扔，复印两份，连个请字都没有一个，当时小施心里就很想生气，她复印完了以后，也走到老板桌子前，也是把复印好的材料往老板桌子上一扔，这一扔不要紧，把老板的水杯撞翻了，那个茶流得满地是，于是没几天，小施就被炒鱿鱼了。 为什么会出现这种状态？就是说这个小施还不适应自己的领导风格，不适应领导的习惯，因为秘书他是为领导而存在的。如果说没有老板、没有主管这个职位的话，就没有秘书这个职位。所以从这一点来讲，秘书就决定了秘书是属于从属状态，你只能够是根据老板的工作来工作，根据老板的工作习惯来工作。所以老板他可以有权利选择秘书，但是作为秘书们都应该牢记这一点，你没有权利去选择你的老板，既然企业定了这个人做你的老板，那么你就要无条件地适应这个老板的工作习惯和工作风格。其实老板也是人，比如说像小施的老板，他工作态度可能是简单一点，没有那么多的废话，但是并不是说他不是一个很好的领导，作为他来讲，他能够完成自己的本职工作，能够把这个公司的研发工作做得很好，就说明他的工作能力不错，至于说他有些古怪，那是很正常的。你可以要求他柔和一点，态度温和一点，但是作为领导来讲，他态度生硬一点、僵板一点，那也是他的自由。不仅领导们有自己的工作习惯，而且他们的身上可能有各种各样的毛病，比如说小施的领导，他可能不太会尊重人，他可能不太会处理好人际关系，他可能一是一、二是二，不太懂职场的那些潜规则，怎么去和谐人际关系，怎么怎么样，他可能不太会。正因为有这一点，所以才给秘书的工作发挥提供的更大的空间，比如说你的老板处理人际关系不是很好，那么你作为他的助手，你就可以帮他去协调一些人际关系，比如像小施的老板这种性格，看上去很古怪，其实这种人一是一，二是二，他可能肚子里边没有那么多花花肠子，他不会去计较去算计别人，去打人家的小报告，这样反而更有利于小施的工作。所以只要小施习惯了公司这个老板的工作习惯，多一点宽容心的话，那么她的工作可能反而会更顺利。因为你帮老板协调好的人际关系，你帮老板各方面的关系处理好好的。老板会因此而感谢你。所以说这个时候小施如果不是去跟老板自己的老板对着干，而是稍微宽容一点、大度一点，用自己的长处去弥补你老板的短处的话，那么你们之间的工作会相得益彰，你们的关系会更协调、更和谐。 所以说作为秘书来讲，一定要适应老板的工作习惯和工作风格。