简介：知名职业培训专家，职业教育的学者，主要从事文秘行政推销员、新员工教育和自我创业等领导的研究和培训，被誉为中国"职业秘书"培训第一人。先后为联想、华为、中国移动、中科院等知名企事业单位进行高级秘书培训，并在北京师范大学、浙江大学、中南大学等多所大学开设专题讲座，著有《一个外企女秘书的日记》、《职道》、《中式推销》、《我是职业秘书》和《我是职业推销员》等。 其中《一个外企女秘书的日记》在新浪读书频道创两千万点击量的纪录，被《秘书》等权威学术杂志连载，并被知名企业选作员工内训教材。 谭一平：我们很多秘书在日常工作中，由于积累了一定的经验，得到了领导的信赖，所以很多时候，她觉得自己很多事不需要去请示上司，或者不需要跟上司打交道，她就会慢慢养成一种习惯，就是喜欢自作主张，对于秘书来讲，哪些事需要请示，哪些事不需要请示？可能是一个比较很难处理的问题。请示多了，人家老板嫌你烦他，不请示，人家说你越权越位，自作主张，自作聪明。 那么，到底哪些事需要请示？哪些事不需要请示？我们来看这么一个案例。 （案例） 胡总：最近工作得非常顺利。 玛丽：是啊，各方面传的都是不错的消息。 胡总：还有什么安排没？ 玛丽：按照我们的日程表，由于提前完成，今天没有任何的安排。 胡总：很好，你先去工作吧。 玛丽：那我先出去了胡总。 玛丽：小雅呢？ 同事：她去洗手间了。 玛丽：让她待会到我的办公室来一趟？ 同事：好的。 小雅：玛丽姐你找我呀？ 玛丽：来，小雅来，坐。来，看看这个。 小雅：怎么了呀？ 玛丽：小雅你看看，整理这些来访客人的名单，不能按他们的姓氏笔划排列，要按照他们所在公司的笔划顺序排列。 小雅：为什么呢？ 玛丽：是这样的，他们这些客人是代表他们的公司来和我们洽谈业务，他们个人可能在将来的某一天离开他们的公司，但是他们的公司则可能成为我们永久的客户，因此我们的重点应该是记住他们的公司，所以登记这些来客名单时，我们应该按照他们公司的笔划顺序来排列。 比方说昨天第一个来访的客人是通达科贸公司的刘允，将来只要一看到这个姓名就首先应该想到是通达公司，通达是1995年注册成立的，注册资金在1000万人民币左右，他们主要业务是销售我们公司产品，平均每年的销售额在四百万左右，他们的董事长李明是我们胡总的战友。 小雅：天哪，来客登记簿“刘允”这么简单两个字，竟然在你头脑里面包含了这么多信息，我以为只要把刘允的姓名、电话往计算机里这么一存，就算是完成了信息搜集工作。 哎，就算是在秘书专科学校里学习，也没专门学过这方面的知识，这就是实践的经验吧。你真不愧是老总的秘书呀。 玛丽：你呀，少拍马屁，好好学习，努力提高自己的专业水准才是真的。等一下按照我说的，把这个登记簿重新整理一下啊。 小雅：是，坚决完成任务。好好学习，天天向上。 玛丽：你呀。您好，我是玛丽。哦，天地公司的赵总，明天晚上想请我们胡总吃饭。

谭一平：在这个里面，我觉得比较合适的是第三个C。A，那是上班以外的时间，我也不太清楚，您自己直接去跟老总商量。看上去似乎合理，因为下班了，老总干什么是他私人时间，但是你别忘了，现在是上班时间，现在对方谈的跟你谈的是工作，如果你把这个事情推给老板，让他直接去找老板，老板要你这个秘书干吗，所以说上班以外的时间来答复对方，其实是表露出你的一种不负责任，你是多一事不如少一事，那种类型的人缺乏一种积极主动精神的人，所以说这个不仅表现出你的不负责任，甚至让对方感觉你这个老板管理水平也不怎么样，所以A是一种不负责任的表现。 B，明天晚上没有什么安排，可以去。的确你作为老板的一个信赖的秘书，知道老板没有什么安排，或者是知道老板也可能想见面，但是对这种重在对外的约会，不是你秘书能够作主的，这种事必须是通过当事人，就是你的老板确认以后才能答复对方的，老板同意不同意，尽管根据你的猜测，推测，可能同意，但是那也仅仅是你的推测，不是老板的点头，不是老板的确认，所以说这个地方就表明这个秘书有一种自作主张的倾向，这是很多老秘书，要老板心里不高兴的原因，就是喜欢自作主张。 D，老总最近身体不舒服，去不了。这也是一种自作主张的做法，老板真的可能是不舒服，老板也真的可能是不想去，但是，这个对外交往，而且级别这么高的情况下，不经过领导的请示，不经过领导的指示，不经过领导的确认，那就是一种越权的行为。所以说D可能老板是身体不舒服，可能老板不想去，但这毕竟是一种高层次的交往。必须得老板自己确认以后，才能够答复对方。 E，老总一直想拜访你，可能是事实，可能有时候老板给了你授权，但是这种对外交往，层次比较高的交往，你在安排老板日程的时候，老板这个时候干什么，老板那个时候干什么，你可以提出你的建议，你可以对老板提出你的建议，但是所有的你都必须让老板加以确认以后，才能够作为行动的依据。 所以说C的方案是比较正确的。也就是说老板尽管明天没有什么安排，但是我还是先请示一下老板以后，我再来答复你，这样一个是表明了自己不是一个自作主张的人，更重要是尊重了上司，这样也就是尊重了对方，比如说，你说我答应下来，明天肯定去，结果，老板一翻脸我不去了，那你怎么办？所以说这个C是比较谨慎的，比较合理的原则，所以很多秘书来讲，哎哟，老板一向都是这么做的，所以我也就是让老板这么做，没有必要天天去请示，天天去麻烦，这个看起来是有道理，但是天天去请示，天天去麻烦，那是你作为秘书的一个职责，作为你的一个日常的工作，你不能够因为太麻烦，你不能够因为觉得是这样，老板就会这样，所以你就是这样，作为秘书来讲，必须有这种谦卑的心态。哎呀，昨天也是这么说的，今天也是这么说的，明天肯定也是这么做的，过去的那个推理来讲，你可以做这种推理，但是涉及到上司的议程安排，这个时候做什么，那个时候做什么的时候，必须有上司亲自的点头，那么到底哪些事需要请示？哪些事不需要请示？这个没有一定之规，可能老板高兴的时候，你可以少请示一点，老板不高兴的时候，老板专权的时候，老板敏感的时候，你可能要多请示一点，就是说我们作为秘书来讲，哪些事需要请示，哪些事不需要请示，根据你的上司而定，看你的上司是一个什么类型的人，他是一个独裁型的人，还是喜欢民主的人，这些看老板性格而定，一般来讲，我们可以把秘书需要请示不需要请示的分为三类，一个是必须请示的，就是老板最关心的，不允许秘书多插嘴的。 第二个是老板比较关心，但是又需要秘书支持的，协作的。 第三个是老板根本不关心的事。所以对于第一类，比如说人事问题这种事，老板一般不会希望你秘书来插嘴的，第二类，就是老板比较重视，但是又需要秘书协作的时候，比如说起草一份文件，或者起草一份通知，或者是跟外边的人，比如说在什么地方请客，像这一类，老板比较重视，但是又需要老板的，所以秘书遇到这一类的问题时候，应该是提出积极的建议，有什么可以提出请示，第三个就是有些事你可以自作主张，比如说怎么存档，这种事老板根本不关心的事，有的问题你自己想办法解决了，不要说老板这个档案怎么分，这个这个怎么做，像老板不关心这种事情的时候，就不要去请示，自己想办法去解决就得了。