简介：知名职业培训专家，职业教育的学者，主要从事文秘行政推销员、新员工教育和自我创业等领导的研究和培训，被誉为中国“职业秘书”培训第一人。先后为联想、华为、中国移动、中科院等知名企事业单位进行高级秘书培训，并在北京师范大学、浙江大学、中南大学等多所大学开设专题讲座，著有《一个外企女秘书的日记》、《职道》、《中式推销》、《我是职业秘书》和《我是职业推销员》等。 其中《一个外企女秘书的日记》在新浪读书频道创两千万点击量的纪录，被《秘书》等权威学术杂志连载，并被知名企业选作员工内训教材。 谭一平：在我们现代的职场上，在我们秘书的日常工作中，沟通的方式越来越多，比如说用手机短信，用MSN，用QQ，电话、面对面等等，所以对我们工作的沟通的效率来讲是大大提高。 但是我们作为秘书来讲，在选择什么样的沟通方式的时候，应该是有所用心的。好，我们现在来看这么一个案例。 （案例） 小雅：珍妮。 珍妮：什么事，小雅？ 小雅：听说你们市场部又谈成了一笔大生意。 珍妮：哟呵，你消息挺灵通的啊。 小雅：那感情是，你也不看看我站的那个地方，能消息不灵通吗？ 珍妮：你呀，好好工作吧。 小雅：你们部门做了这么多大单，奖金可不少吧。 珍妮：我怎么觉得你这话有后文呢？ 小雅：嘿嘿，嘿嘿。要不说你是我们公司最聪明的人。不过确实有个事想麻烦麻烦你。 珍妮：得了吧，别说的那么麻烦，直接说，大刀向鬼子们的头上砍去。 小雅：没这么夸张吧，这不，小李要过生日了，大家都想去酒吧给她庆祝庆祝，集体一致决定，请你这个先进工作者去。 珍妮：少来啊，别说那么好听，不就是想找个麦兜猪去好好切一下吗？ 小雅：嘿嘿，别说的那么难听嘛。这毕竟是群众的意见。 珍妮：放心吧，我不会站到人民的对立面的，一定去，到时候通知我吧，群众们尽情狂欢。 珍妮：玛丽，忙什么呢？ 玛丽：哟，珍妮呀，有什么事吗？ 珍妮：这是我们部门这次的工作报告，麻烦你转呈一下。 玛丽：你们部门最近很强势呀，连着做了好几笔大单生意。 珍妮：哪里，这都是胡总领导有方，孙经理落实得力，才稍微为公司办了点事。 玛丽：瞧你这话说的，过分的谦虚可就是骄傲啊。 珍妮：你别骂我了，拿我寻开心呢。 玛丽：好了，东西我马上给胡总送过去，拿了奖金可别忘了请我吃饭啊。 胡总：请进。 玛丽：胡总，你好，这是市场部刚刚做过来的报告。 胡总：好啊，情况不错。 玛丽：是啊，公司这段时间真是捷报频传啊。从这段时间的业绩来看，我们今年应该可以超额完成计划。 胡总：好啊，就这样，你去忙吧。 玛丽：行，那我先出去办事了。 胡总：哎，玛丽，公司今年业绩不错，业务部的几个人功不可没，我今天晚上正好没事，你安排一下，我请他们吃个饭。 玛丽：行，我去安排。 胡总：好的。

谭一平：在这五个选择里面，比较合适的方式是C，暂时放下手中的工作，专程到市场部去一趟。为什么A不对呢？正好有人去市场部，托他带个话，老板某日某日请客，叫他们做好准备，到时候下了班，不要走等等，突然带一句话。表面上看着也正确，不就是老板请个客，我现在那么忙，让他带个话，这也不是什么复杂的东西，都能够准确的带到。 但是，当你选择托人带话这种沟通的方式的时候，你就要想到，作为老板来讲，他之所以要请客，是出于一种什么目的？其实这年头吃一顿饭，一起喝一个酒，这已经不是什么了不起的事了，但是老板请客，它的意义就不是单纯的吃一顿饭，喝一顿酒，它的意义就是说对于员工来讲，是一种精神的鼓励，是上下和谐的一种氛围。这是老板请客的意义所在。 所以说你这个时候托人家带话说，某某领导请客，就会给人家一种公事公办的味道，没有这种气氛，何况这里隐含着一个问题，因为老板请客，他是为了奖励市场部的人，但是如果让人家带话，他可能告诉了市场部以后，他可能会跟销售部的人讲，也可能会跟财务部的人讲，那么这么就带来一个问题，今年我们公司业绩好，就是市场部的人做了工作，做了贡献，我们做销售的没有贡献，我们做财务的没有贡献。回过头来，随着你这个信息的扩大，信息的扩散，老总请客信息的扩散，不仅达不到老板请客制造一种和谐氛围的计划，反而挑起了内部的误解，甚至不和，甚至矛盾，所以说A，托人带话是不合适的，二，用内部电话，当然秘书很忙，日常工作那么多，大部分都是需要通过电话来传递，但是这件事，如果你了解了老板的意义的话，那你就不会用电话，因为电话有一种公事公办的味道。 可能你忙，说话也口气比较冷淡，你用内部电话，或者你像用E一样，用MSN通知，没有达到贯彻或者有助于烘托气氛这个目的，老板的目的主要是加强一点氛围，制造一种气氛，上下一气，一起明年再继续大干，所以老板要的是这种效果，但是你用电话或者用MSN，就可能给人家一种公事公办的味道。 D，打电话叫市场部经理来一趟，告诉他怎么怎么样，这显然是不对的，为什么？从职位上来讲，市场部经理比你秘书高的多，当然这平时，市场部的经理可能对你这个秘书也必恭必敬，但是作为你秘书自己本人来讲，你要知道自己的几斤几两，所以说你打电话叫人家来相当于人家是你的部下，某某某过来一趟，有一个事我跟你说一下，只有你的老板才有这种资格跟部门经理说这种话，作为秘书来讲，你这么说话就是你不知道自己几斤几两。所以说这是一种狐假虎威的作用。 所以说D也不对。C为什么正确？尽管你那么忙，但是你要自己暂时放下手头的工作走去一趟，就是你要记住这么一句话，在交流沟通过程中，见面三分情，或者是见面三分亲，就是我们面对面交流的时候，就会产生一种感情，产生一种亲切感，因为你去通知，告诉市场部的人说，老板，某某某请客的时候，在一起开开玩笑，说说笑话，大家觉得老板请我们客是给我们面子，给我们奖励，那饭还没有吃，酒还没有喝，气氛就融洽了，老板所要达到的目的奖励给大家一种精神安慰的目的就已经出来了。 所以说，我们在选择沟通的方式的时候，作为秘书来讲就必须首先了解老板交办你这件事的目的，所以说我们选择沟通的方式的时候，或者沟通的形式的时候，一定要用心，不是为了图个省事，方便就拿一个电话，甚至电话都懒得拨的，就在MSN上，老板请客，同志们你们要注意，我们几月几号，下班以后不要走，我们统一到某某饭店去。那么你这种公事公办，甚至就有可能把上司交办的事情搞砸。 所以我们作为一个秘书来讲，一定要注意沟通的方式。