简介：知名职业培训专家，职业教育的学者，主要从事文秘行政推销员、新员工教育和自我创业等领导的研究和培训，被誉为中国"职业秘书"培训第一人。先后为联想、华为、中国移动、中科院等知名企事业单位进行高级秘书培训，并在北京师范大学、浙江大学、中南大学等多所大学开设专题讲座，著有《一个外企女秘书的日记》、《职道》、《中式推销》、《我是职业秘书》和《我是职业推销员》等。 其中《一个外企女秘书的日记》在新浪读书频道创两千万点击量的纪录，被《秘书》等权威学术杂志连载，并被知名企业选作员工内训教材。 谭一平：因为我们大多数的上司都是忙碌的，忙碌的上司出点差错是很正常的，比如说丢三落四了，或者刚才交代了又取消了等等，就是说有些上司因为他紧张，可能又加上没有休息好，有时候犯点迷糊，老板犯迷糊的时候，秘书就要更清楚，不要跟着犯迷糊，好，我们来看这么一个案例。 （案例） 小雅：你猜我是谁。 珍妮：哎呀，小雅，别闹了。 小雅：珍妮，在忙什么呢？ 珍妮：赶一份材料，下班前要交出来，今天一天估计够呛了，拼了好命了，老板出钱，我出命。 小雅：哎，哎。 珍妮：你一天垂头丧气的干吗呢？ 小雅：我什么时候才能成为一个优秀的秘书呢？就像你和玛丽那样。 珍妮：玛丽，你觉得那样好吗？ 小雅：那当然好了，成熟、高贵、大方、得体，一切都是那么优秀。 珍妮：得了吧，三分做事，七分做人，像她那样一天到晚总是带着一种优越感，以鄙视一切的目光看待别人，永远摆出一副事不关己的样子，好好别人永远是在求她或者打扰她一样。 小雅：不至于吧。 珍妮：当秘书最可怕的就是冷漠，一个冷漠的秘书就像一个麻风病人，她不愿意答理人家，人家也不愿意答理她，而且离她越远越好。 我告诉你，前几天我一个在投资银行当秘书的师妹，就被老板炒掉了，理由就是她是一个冷面美人，客观的讲她的工作能力相当的强，老板交代的事情从来不用老板再操心，人更是长的漂亮，可是她自视甚高，再加上在感情上，被她在美国哈佛留学的男朋友伤害过，所以她对各部门的人和外来客人，都带着几分警惕和不懈，慢慢的由于不能与各部门的配合，老板发现和意识到问题的严重性后，也只好让她另谋高就了。 小雅：有这么严重吗？ 珍妮：那当然有了，哎小雅，你知道怎么做一个可爱的女人吗？ 小雅：怎么做，快说说看。 珍妮：这个秘诀就是十九八七六五四这几个字。 小雅：十九八七六五四，这怎么理解？ 珍妮：十就是十分热情，九就是九分独立，八就是八分智慧。 小雅：那为什么不是十分智慧？ 珍妮：这还不明白，太聪明的女人会让人觉得害怕，女人嘛还是聪明里带点傻气。 小雅：瞎说。那七呢？ 珍妮：七，就是七分灵气，六就是六分浪漫，五就是五个工作日，就是说女人必须要有工作，如果女人没有工作，不管做什么都不会可爱。 小雅：那么四呢？ 珍妮：四嘛，就是有四个爱你的男人。 小雅：哎，如果我要是那样，有四个爱我爱的死去活来的男人，那可就太幸福了。 珍妮：你可别幸福的晕过去了，待会还要挤公交车回家呢。 孙奇：珍妮。 珍妮：孙经理。 小雅：孙经理好。 孙奇：赶快把这份材料赶出来，明天一清早开会要用的。 珍妮：啊？

谭一平：那在这个案例里面，哪一个答案是比较合适的呢？或者说哪个答案是不太合适的，我认为不太合适的是第三个C，我们首先来讲第一个，如果今天一定要赶出来，那我就得加班到晚上，那这样可以吗？就是说我现在目前情况下，我都有可能要加班，那你再将我派新活的话，我可能要加班，我有可能要加班，那就是说在时间上，老板你来不来得及，这得你自己看，因为老板可能说我六点半就要，或者七点半就要，所以说应该告诉老板我完成这个工作，我要到七点，或者八点，九点，十点，所以告诉老板，我这么加班到晚上，这样可以吗？就由老板自己去选择。 第二种，因为我现在还有其他的急事。我一个人在下班之前肯定忙不过来，为了不耽误你的工作，你是不是可以请其他的人帮助打一下。 第四个，如果你一定要我把目前这个手头上的材料先打出来，我再来打这些材料可能会很晚了，就是说你现在你今天下午交给我的另一项活，我可能到六点钟或者七点钟才能打出来，如果再让我把你这些材料打完，可能到十一点钟，甚至到十二点钟还不一定打得出来，对于你来说，是不是很晚了，所以说问老板的意见，所以说这一点也是合适的。 最后一点，如果你急着要这份材料，那我只好先中断手上这份材料，来先打你新交给我这一份材料，就是说决定权你交给老板，看老板自己怎么定，就是告知老板第一个是我完成的时间，第二个会不会耽误你的时间，就是让老板自己去决策，所以一二四五，都是比较妥当的，告诉老板实情。 第三个为什么不对呢？哎呀，如果我暂时停下手头的工作，来做你的工作，那我这份材料就得明天交给你，上司也很为难，因为两份材料，这份材料也急，那份材料也很急，他不太好来做这个决策，所以说你把这个难题交给了上司，作为秘书来讲，那就是你的失职。 所以说我们作为一个职业秘书来讲，如果养成这么一个习惯，就是说你遇到了问题，遇到了难题，你自己解决不了了，当然你是应该请示上司，请示领导，看他怎么处理，从这个角度来讲应该是这样的，但是当你去请示问题的时候，或者向领导提出问题的时候，应该养成这么一个职业习惯，怎么处理这个问题，你先拿出一个腹案，就是说你在自己的心里先打一个草稿，比如说，老板这篇文章怎么写，老板可能在忙别的时候，他一下子回答不了你的问题，他可能会反问你，你看应该怎么写？这个时候如果说你说我不知道，那当然老板也没话可说，但是他的心里会留下，感觉你这个人没有主见，等于老板问你，反过来的时候怎么写，你就把你自己想好的主意告诉他，我认为这么些，这么写不知道对不对？老板根据你提供的建议，老板根据你提供的草案，哦，他说行，他也许说你说的不行，但是他会通过你提出的方案，他优先去筛选出自己的一个方案，而且通过你自己拿出这个草案，就表明了你工作积极主动，不是一有问题就当甩手掌柜，留给老板去考虑。 所以做个秘书来讲，你遇到了问题是应该交给老板，但是并不是说交给老板就完事了，应该自己心里打一个草稿。想个预处理的方案，那样当老板问你，你就能够说出个一二三，即使老板不问你，老板自己提出解决方案，你可以对照老板的方案想到自己的草案的不足，这样就可以提高自己的水平，哦，我看问题的角度跟老板不一样，我想问题的深度不如老板，我看问题的长远不如老板，这样你就有进步了。 所以说作为秘书来讲，应该自我提高，为什么优秀的秘书都是用心的秘书，用脑筋的秘书，就是在这里的。