策划精彩会议 聚集会议智慧之会议城市与会……

讲师风采
姚红
讲师简介:
姚红,国旅国际会议展览有限公司副总裁。
视频简介:
选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?今天国旅国际会议展览有限公司副总裁姚红女士就会议城市与会议场所选择策略给我们做了详细的介绍。列出可供选择的清单、选择合适类型的场所、会议类型与场所的搭配、现场参观注意事宜、亲临现场实地考察等等都是我们需要考虑的问题。
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段落信息
我们刚刚已经有很多人来谈什么是会议,会议是怎么来界定的?为什么要界定这个会议呢?是因为一个是会议的大小、会议的性质,从中我们判断出是什么样的城市或是什么样的场所更适合这个会议。 我就想把美国会议专业管理协会叫PCMA,我不是为它做广告,因为我本人也是PCMA的会员。它把这个会议场所分为S、M、E、R、F五类。有社交型、军事性质,还有教育性质,还有宗教性质以及联谊性质,它是按照这种性质来区分的。 首先得知道如果这个城市它所要选择会议的,不管是佛教,不管是道教也好或者是跟宗教有关的,如果整个城市环境没有,这个会议到那边开的结果也是没有的。 另外,还有就是我们会议有另外一种分类方法,刚刚很多人谈到是政府间的会议,还有非政府组织会议,这也是我们平常说的NGO的会议。另外就是我们通常说的公司商务会议和会奖活动,在这边我也想重复一下会奖活动实际是公司会议的一种特殊形式。当然了如果一个公司的会议也好,或者是全球化公司的会议如果在这个城市没有它相关发展的土壤或者是市场土壤或者是投资土壤,它来这个城市的可能性就比较小。 我们现在会议发展,现在整个会议已经到了一个现代会议产业发展阶段。而这个会议产业,实际我们不是光会议本身,而会议带动了十几个,将近二十多个不同的行业。这个行业当然我们刚刚Richard已经谈到了有交通运输、餐饮、旅游、酒店、广告业、印刷业、旅游商品业、娱乐业、创意产业等。所以这个也同时告诉我们,如果一个城市它本身旅游基本的设施或者是旅游不发展,它不是一个主要的旅游或者有特色的旅游城市很难成为一个会议的目的地。为什么?因为一般的会议需要旅游的六大元素支持,那就是吃住行游购娱。如果这六大元素它不全或者是不能够做到很好支持的话,这个会议,特别是我主要今天讲的是国际会议落在这个城市就比较难。 另外,还有就是刚才我们说的广告业、印刷业、娱乐业和创意业,如果这些行业也不是很发达,大型的或者是有影响力的会议很难到达这个城市。所以一个城市它的环境、它的条件是不是够会议,特别是国际会议能够很容易的到达这个城市是决定一个城市本身它的因素。 我想举个例子,因为我们一直这么多年搞了这么多会,而且许多在做会的时候立刻想到,就是在做会同时一定要显示出自己公司的企业社会责任。所以经常要倡导绿色环保,另外特别是关注绿色环保概念一些会议能够引进到中国。因为我可以,这句话可能说的大家可能不太喜欢,但是确实在这个方面,特别是中国我们许多城市在这个方面并不特别的重视,所以我们引进了国际自行车大会。而国际自行车大会我们竞标了一次,地点是北京,那还是为了2009年的会,没有成功,被人家轻而易举的就拿走了。而且我们进到最后第三,最后PK第一、第二名的时候不可能。 第一是因为我们没有城市市长的欢迎信,而且我们城市当时在北京,我们在竞标的时候已经是2006年那个时候竞标,所以我们整个自然环境、绿色环保整个社会概念都不够。但是我们一直没有放弃,我们还是一次一次竞标,已经都标到2016年了。这样我们也是后来在想是不是北京,因为我们北京曾经是自行车王国,而自行车大会我们一直就认为是北京。后来我们通过跟国际协会了解,也是我们自己了解,我们发现可能这个城市并不是这个会议应该来的地方。就是我们在国际赢这个标,如果我们还认为这个城市,可能我们输的机会更大。 我们为了能够赢,也是为了能够让国际协会了解,他们也很希望来中国,但是定在哪个城市,今年年初一个国际会议我们也是讲社团会的时候,把这个协会的主要负责大会的人请过来让他讲演。但是我们一石三鸟,把他请过来又给我们讲演了,又见了我们各个行业的人,见了旅游局和我们希望能把这个会议引进来的人,同时考察了三个城市:北京、上海、杭州。我不知道你们现在能看出来他把这三个城市考察了以后,他立刻说我希望来到哪个城市?你们能猜出来吗?有北京、上海、杭州? 杭州,没错。所以他一直也很想,因为他也很想帮助,因为他们所有的投票是靠理事会决定的。我必须要说服所有的理事会,所以这是我们在选择城市的时候,因为杭州对自行车,因为它是有另外一个主题叫Bicycle livable city,它是自行车宜居城市的概念。不管是你城市的设计、城市的规划、城市的管理都希望能够鼓励绿色环保,但是在北京和上海我们可能局部能做到。或者是像上海的崇明岛他也很喜欢,但是真正让所有人这个概念,特别是绿色环保、健康,因为自行车还有一个健康这个概念如果能融到,因为做这个会本身要宣传它的思想,另外发展会员。因为说实在到现在中国还没有,因为这是一个Concertacion是一个联盟,所以我们必须有这么一个,中国有这个协会加入这个联盟,而中国还没有这样的协会。所以也可以说中国在这个方面的概念,健康、绿色、环保方面

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