策划精彩会议 聚集会议智慧之会议城市与会……

讲师风采
姚红
讲师简介:
姚红,国旅国际会议展览有限公司副总裁。
视频简介:
安排会议举办场所时,不要只考虑会场使用费用问题。在考虑会议参加人员组成、他们离会场的距离以及到会人数的同时,你还要向你可能使用的会场询问下列问题:会场是否合适、会场地点、会场大小、会场设备、会场使用费用、会议中心评价的特殊考虑因素等等。那么如何选择和会议城市与会议场所呢?有哪些策略呢?今天国旅国际会议展览有限公司副总裁姚红女士将给我们做详细的介绍。
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刚刚因为许多,我也不想再说了,就是我们会议城市的选择所有的像目的地形象、知名度就像有许多我们前些时候有一个会议,它是一个国际会议它说是在哈尔滨或者在一个什么什么城市。在国外可能很多人知道哈尔滨,但是从它又转到牡丹江,可能很多人不知道牡丹江了,所以这个城市的形象和知名度很重要。 航空公司,就是目的地的航班,特别是坐入境,国际会议国际航班多少,这个城市是不是一个国际航班的枢纽城市很重要。刚才Richard也提到了航空公司对我们竞标会议,首先成为这个会议,这个会议可能是2016、2015,但是它首先承认这个会议的航空伙伴或者赞助商也很重要。 我在这边也想跟大家说国航,还有Airlines他们都有自己的会奖,专门为会奖,特别是大型的活动提供服务的部门。所以你只要这个活动超过50人以上,你都可以跟他去谈,然后它有支持政策、有优惠政策,所以我想把这些信息告诉你们。因为国航有些地方可能它自己找不到,它也是Airlines一个成员,所以它通过Airlines也可以给你提供到达目的地的一些支持。 总体的价格水平,这个因为刚刚可能有些人没有谈到。我想现在说中国,特别是北京、上海现在目前还是主要的国际会议城市,特别是我们国际协会一说到亚洲到中国首先先想到的是这两个城市。但是这两个城市已经太贵了,我说的太贵是和我们亚洲的、我们周边国家相比。因为许多会议为了影响亚洲,它不一定非得来中国,它可以到新加坡,也可以到印度,也可以到马来西亚或者是印度尼西亚。而现在越南、老挝、柬埔寨三个国家拟成一体推动他们会奖目的地,所以它们的竞争力在许多地方是我们的竞争对手。所以我们现在有些会议必须要挑选了,因为价格上你拿不下来也是不行的。 这也是我们刚刚,我想在联系这个再说一下Richard刚刚谈到的。因为价格拿不下来,会议太贵,所以我们才需要当地的旅游局、会奖局结合产业链寻找赞助,特别是政府的一些赞助、行业的赞助。说到赞助,我还必须要说,这是我的认识,不知道大家有没有同感,特别在专业行业里的。我认为国际协会会议大型的展览,特别是国际展览,还有大型活动跟奥运会是一样的。我们说奥运会就说没有赞助商就没有奥运会,而我们说会议和展览也必须是说没有赞助商就没有大型会议,特别是行业内的会议,还有地方政府希望发展这个行业的赞助,这是很重要的。 另外,我们刚刚也讲到了一些签证。因为现在我们北京也一直在申请72小时的过境签、免签。但是72小时对于国际会议来讲还是太短的,所以我们一直在努力。而且在签证方面,特别是入境方面,协会会议,特别是来自120多个或者是60多个国家的,我们也是积极的跟外交部协调能够给所有入中国参会的参会者以更方便的形式拿到签证。 其他,我觉得刚刚已经有许多人,特别是Richard已经讲到了,像什么地理位置、安全卫生,还有饭店,还有几个当地的职业会议组织者。这一点,我想再说一下。职业会议组织者当地,这也算是我们叫软件也好,PCO也好是很重要的。因为一个国际会议到你这个城市以后可以说如果对这些不了解的话真是两眼一抹黑,他需要职业会议组织者搀着他的手一步一步的往前走,尤其是中国。因为我们大型会议都要有批文,我不知道刚刚,因为我来的晚一些,在那边有一个会议参加那个会,所以是两边跑,不知道有没有人谈这个问题。因为在中国做大型的,特别是国际会议还要有批文,所以在许多情况下许多会议找到我,我先要考虑这是什么行业?是不是很容易找到中国行业我们管他叫大使,因为这个行业会议必须找中国行业协会。我们在座的像黄总什么的都是我们行业协会的大使,特别是会议在国际方面的大使。所以先跟他们谈是不是拿到批文很容易,而且这些是我们一个决定因素。因为有时候国际协会会议在提前半年网上就得公布注册费、地点什么,就要开始公布注册了。但是在那个时候还没有拿到批文,而一个比较保守,我只能用这么一个词来说,国际协会可能就不敢。如果你不能很早拿到批文,他可能就不敢在你这个国家举行会议。这也是一个屏障,所以这一点需要整个行业、政府和协会一起来支持,而且为了发展这个行业,我们也需要我们整个行业的人一起努力跟政府介绍我们的会议特点,为整个我们国际会议开出一个宽广的道路。 另外还有一种情况就是我碰到的就是不大适合这个城市,去年我们也协助把那个4G论坛,4G展览引到了就是这个国家会议中心。因为中国政府刚刚开展对3G的开发,它的整个技术培训、教育一切都是按照3G技术,可能我3G还能有五年十年来培养的,所以这个时候如果我们很快的介绍4G,而4G的技术可能对中国来说有点太快了,这个行业或者是政府还没有能够说我应付的过来。所以虽然我们希望能够把这个知识引进,让大家知道我们现在是一个什么样的时代我们要看到前面,我们怎么赶过来超过去,所以有时候这个行业说不行。我们现

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