谭一平：作为一个职业秘书来讲应该是无条件服从自己的上司，当然如果你发现自己的上司有不对的地方，或者工作上有重叠，或者时间上来不及、错不开，你可以跟老板讲清楚，但是绝对不允许你顶撞。作为一个职业军人来讲，是以服从命令为天职，为什么他们要以服从命令为天职，并不是说他们的指挥官永远是正确的，但是当你作为一个士兵、作为一个战士发现自己的指挥官指挥出现问题的时候，你就去顶撞、去不执行，那他可能造成的危害远远比他指挥失误更严重，为什么呢？你一顶撞你的上司、顶撞你的指挥官，就有可能影响指挥官的威信，涣散军心，所以说对于军人来讲是以服从命令为天职。同样对于职业秘书来讲，也是以服从上司的指令为天职，就是说你的老板也有可能出差错，也有可能出现失误，但是如果你采取当面顶撞的方式、不执行的方式，那造成的后果比老板指挥决策失误更严重。因为你影响到老板的威信，影响到公司整体工作的执行。 所以说作为职业秘书来讲，一切要以服从主管的指令为中心，不允许你直接顶撞，对着干，这是第五点。 秘书的职业道德第六点就是要廉洁自爱，为什么呢？秘书作为老板的助手，经常替老板出面协调一些事，辅助老板一些工作，经常有可能要代理老板行使一些职权。那既然是行使职权，就有可能为自己谋取一点私利，或者为了朋友谋取一点私利。如果你不自爱，利用职务之便去为自己捞取私利就有可能走上职业发展的歪门邪道。所以说作为一个职业秘书来讲，一定要洁身自爱，不做歪门邪道的事。 我们现在看一个案例，比如小康是北京某外企的首席代表的助理，由于这个外企是负责整个东南亚的业务，所以外企的首席代表一天到晚不仅是在中国，还要在韩国、马来西亚这种地方到处跑，所以一年到头在北京的时间有限，于是他把自己的一些日常管理工作就交给了自己的助理小康，比如说费用三千块钱、五千块钱以下的小康可以批，因为他平时，在北京待的时间不多，他可能今天马来西亚，明天飞韩国，后天飞台湾，这样老板非常信赖自己的助手小康，那么小康人也长得漂亮，外语又很好，所以也把这个首席代表服务得很好。但是当这个代表一走，她马上就换了另外一副面孔，第一个比如说办事处其他的人员对自己好的，就给他谋点私利，对自己不好的就扣点工资、扣点奖金。另外这个老板不在的时候，她就经常给自己打加班费，老板一看那么多的加班费，不仅没有认为她是在作弊，反而认为她工作是兢兢业业、加班加点，反而对她更信赖。所以她就欺骗了她的老板。有一次老板提前从韩国回来，她当时没什么事做，她就正在游泳，在大饭店的游泳池里边游泳，老板回来一看在办公室找不到自己的助手，就问其他的人，小康上哪儿去了，她平时就把这些人得罪了，好了，这个时候这些人就正好告诉她，现在小康正在某某某地方做什么，在游泳。好，这个老板一开始不相信，真的来了一看，大白天上班的时候她正在游泳。

好，这个时候老板就觉得自己上当受骗，把她过去一年的加班费加起来，就跟这个小秘书讲，你现在通过乱领我的加班费有几十万了，老老实实给我退出来吧，不退出来我把你送检察院，我报案。乖乖地，这个小康不仅把钱交出来，而且她自己主动辞职，自己把自己的饭碗砸了。也就是说因为她的不自爱，滥用老板的信赖，利用自己手中的职权谋取私利，所以说这种秘书是最可怕的秘书，是最没有职业道德的秘书。作为一个职业秘书来讲，因为你跟在老板的身边，老板对你比较了解，所以你的机会也很多，但是机会多也意味着你受到的诱惑也多，如果你自己头脑不清醒，这种诱惑就有可能使你走上邪路甚至走向犯罪。 所以作为一个职业秘书来讲，一定要利用好自己的机会，一定要洁身自爱，不要让各种诱惑使自己走上了歪门邪道。 第七要远离是非，因为每个公司都有办公室政治，都有人事漩涡，都有勾心斗角，这是免不了的，作为一个职业秘书来讲一定要远离是非，现在很多秘书就喜欢浑水摸鱼，拉一派打一派，在公司内外上窜下跳，像这种秘书是绝对不好的，是绝对没有职业道德的。作为一个职业秘书，因为你的一言一行，很多人都是把你当做老板，以为你是在代替老板在行事、在说话，所以即使你是公正的，人家也可能以为你是在谋取私利。所以在一般的情况下，作为秘书来讲尽管你有很多优势，你掌握的信息很多，但是你绝对不要卷入公司的内部政治，内部人事漩涡，去拉帮结伙、浑水摸鱼。但是作为职业秘书当遇到一些重大的、关系到公司发展前景大事的时候，那么当老板问到你的时候，你就应该如实地把你看到的、听到的，向老板汇报，这个时候你就不能够明哲保身，我谁也不得罪，我谁的坏话也不说，这个时候就是作为一个职业秘书，如实向老板汇报工作这种职业操守你就没有了。所以一方面作为秘书来讲，应该远离是非远离办公室政治漩涡，但是当老板要了解公司某一个具体情况，公司的某一个政治斗争的时候，那么作为秘书你应该如实地把自己所知道的、所了解的情况向老板汇报，不能够为了明哲保身，或者不得罪什么什么人，而装聋装哑，那都是不对的。好，这是远离是非，这是我们讲的第四个部分。 下面我们来讲第五个部分，秘书的职业技能，秘书的职业技能就是从事秘书工作所需要的一些特殊的能力，因为无论打字还是整理办公室，秘书的各项工作难度系数都不是很大，打个字不难，接个电话不难，起草个会议通知也不难。所以秘书工作要做好的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。 第一个秘书必须得有综合的能力，综合的能力就等于说观察问题、分析问题、解决问题和执行问题的能力。我们先来看一个这样的案例，比如说小陈是北京某公司的总经理秘书，她在昨天下午就跟税务局局长约好了，说今天下午两点半陪自己的老总去拜访他，就公司明年免税的问题跟税务局的人交换意见。在两点钟的时候他们正要准备下楼，前台来一个电话，告诉他说公司的一个大客户东北来的大客户正在会客室，要跟公司老板见面。那现在怎么办呢？现在去见这个大客户那就不能去拜访税务局了，如果去拜访税务局就不能在家里接待大客户了，怎么办呢？这个时候就要求这个秘书迅速作出一个决策，到底是在家里见这个大客户还是按期去拜访税务局局长，那么这个时候节要求这个秘书有综合的能力，首先要能够分析问题，就是说这个事到底该怎么处理，因为留给老板处理的时间也不多了，而且你再去跟老板汇报的时候，你应该把你的一个预案告诉老板，这个时候首先你就要能够分析问题，留在家里接待客户好还是去拜访税务局长好，这个时候你就要综合分析，权衡各方面的利弊，是见好还是去拜访好，这个时候就要求秘书有综合的分析能力，综合分析问题了以后要有一个执行能力，比如说你决定是留在家里见客户，那你就应该马上通知税务局的人，今天下午我们有点特殊情况，不能够去拜访了。而且你要跟司机打招呼，今天下午老板不出去了，或者你要去拜访税务局长，那么你就要怎么向这个客户来解释，就等于说秘书要有一个综合的分析问题的能力，要把各方面的利害关系都能够想清楚，想清楚以后再向老板去汇报。 第二是办公室的管理，就是说作为秘书来讲不仅要管理好自己的办公室，还要管理好老板的办公室。管理好老板的办公室有个诀窍，最好就是每天早晨提前上班，为什么要提前上班呢？因为现在大城市的车很堵，如果你提前十分钟和推迟十分钟，那车堵的情况就不一样，如果你提前十分钟能走的话，那个车上可能松点，就没有那么多的人踩你的脚，把你的衣服弄脏。所以说作为秘书来讲，为了整理好老板的办公室，比老板至少提前20分钟到办公室，到了办公室以后第一个能够保持一个好心情，减少路上的拥堵，第二个更重要的是能提前做些准备工作，一般地来讲秘书提前20分钟到办公室以后，首先到洗手间整理一下自己的仪容仪表，比如说衣服、头发是否乱了，鞋子是否脏了，这是第一部分。第二清扫老板的办公室，比如说打开空调、打开电扇，

再有一个就是你要熟悉业务，比如说你是负责公司客服部的老总的秘书，现在人家要买东西了，销售电话打到你这里来了，那你就要知道这个电话接到哪个分机，这个业务是谁负责谁负责，你就应该熟悉业务，不能够因为跟你工作没关，一下子给人家挂了，那就不行。作为一个职业秘书来讲不行。 最后一个注意身份，现在我们的秘书中间，很多接电话的时候就不注意礼貌的问题，什么不注意礼貌？比如说你姓刘，你好我找刘小姐，这就是来找你的，很多人现在都说我就是刘小姐，这个看表面上没错，实际上这就是一种不讲礼貌的表现，因为你称自己为刘小姐，或者自己为刘经理，这在职场上，在生意场是不礼貌的表现。我找王经理，我就是王经理，我找老李，我就是老李，这么接都是不讲礼貌的表现。因为就等于说你把自称为小姐或者自称为主任，这对于身价找你这是尊称，但是对你自己就不行，你应该说好我就是刘敏，或者我就是刘娜，应该是这么讲。现在我们很多秘书就是我找刘小姐，我就是刘小姐，我就是王主任，我就是王经理，这个都是不对的，这都是没有礼貌的表现。 打电话应该注意这么几个礼仪，第一点说话要口齿清楚，如果对方介绍问题，或者谈问题得比较长的时候，应该不时地附和一下，是的、是的，我知道，是这样的，我同意，就等于慢慢地附和一下人家，让人家觉得他受到了你的尊重，你是在认真地听他的说话。不要人家一说话，你就把话筒拿着就哑口无言，一定要附和人家。 第二个不要随便岔开人家的话题，有些事可能跟你工作没什么关系，你不要岔开人家，等人家说完一个段落以后，你再去告诉人家，这个事该怎么找谁负责，不要一上来小王我想跟你谈一些销售的问题，你是负责客服的，我不是负责销售的，我是负责客服的，这么直接跟人家对是不礼貌的。 第三如果是你自己要介绍问题，说明问题的时候你自己说得很长的时候，那么你就要注意不时地停顿下来，听听对方的反映，不要老是只顾自己说话，不给对方提问题的机会，这也是没礼貌的表现。 第四就是谁先拨电话的就谁先挂电话，比如说我打给你的电话，那最后打完的时候应该是我先挂电话以后，你才能够把电话放下。这个是职场上的一个礼貌，但是如果我的职位比你高，即使是你打给我的，那你也要等我先放下。作为秘书打电话给部门经理的时候把事情说完了以后，你要对方那个部门经理，把电话放下以后，你才能放下。尽管是你先拨的电话，但是你的职位比人家低，所以你要等职位高的人把电话放下之后，你才能够把电话放下。如果是你的主管，比对方的地位高的话，那你应该先接通对方的电话，电话接通以后你才能够把你的电话转给你的主管，好，这是打电话的时候的基本的礼貌。 那么如何接听电话呢？一个首先要做好准备，作为一个职业秘书，你随时随地应该在你的电话机旁边放上专门的记录纸，只要一接到电话你就做好做记录的准备。因为秘书的工作范围比较宽、比较广，如果老是临时找一张纸凑合，甚至就以为自己年轻，记忆力好，不做电话记录的话，那你有可能就出现张冠李戴的现象，造成工作上的紊乱。所以作为秘书一定要养成做电话记录的习惯。 第二个不要让那个电话铃响三次，不管你再忙，电话铃响第二次之后，一定要拿起电话来，当然也不能够在电话铃响一次以后就接起来，最好是在电话铃响第二次以后拿起接电话。这样就对对方有一个礼貌，如果你实在太忙，你在忙别的事，超过了三声你拿起电话以后，一定要向对方道歉。如果你的电话是内部电话，那你就说我是某某某，如果你的是外线电话，是直拨电话，那么你拿起电话以后，你就说你好，我是某某公司的某某，把公司的名称和职位告诉对方，这是最起码的礼貌。